Muchos empleados tienen que hacer un informe sobre sus gastos en algún momento – cuando viajan fuera, cuando cenan con clientes o por cualquier otra causa que los genere en el ejercicio de su puesto de trabajo. Mantener un buen control de esos gastos es importante, porque de lo contrario perderemos dinero mientras trabajamos y es probable que, además, el departamento financiero de nuestra empresa no nos coja mucho cariño, ya que se fía de la exactitud y la puntualidad de los datos proporcionados por los empleados.
Parece algo muy sencillo de hacer, pero muchos empleados pierden facturas y terminan por no poder cobrar el reembolso, o no diferencian entre los gastos que son reembolsables y los que no, o simplemente tardan demasiado en hacer todo el papeleo. En todos estos casos, es el empleado el que paga unos gastos que en realidad corresponde a la empresa de su propio bolsillo. Esta situación puede ser evitada muy fácilmente siguiendo unos pasos básicos.
Conoce las políticas de la empresa
Pide una copia de las políticas de reembolso de gastos de tu empresa, y asegúrate de que entiendes las instrucciones concernientes a los siguientes puntos:
- Métodos de pago: ¿Puedes usar una tarjeta de crédito de la compañía? Si no es así, ¿tienes que pagar con tu propio dinero, o puedes pedirlo a la empresa por adelantado?
- Gastos reembolsables: ¿Qué gastos están permitidos? Lo más comunes son el transporte, el kilometraje, las comidas, el alojamiento, etc. En todo caso, ¿cuáles son los límites? Por ejemplo, es muy probable que haya una cantidad tope que puedes gastar en comidas cada día.
- Gastos no reembolsables: Ten claros los gastos que la compañía no cubre. Por ejemplo, muchas compañías pagan la comida, pero no bebidas alcohólicas.
- Documentación: ¿Tienes que entregar los recibos? ¿Cómo debes llevar a cabo el registro del kilometraje? Es importante conocer la documentación que nos van a pedir como acompañamiento del resto de papeleo.
- Plazo máximo. ¿En qué fecha debes entregar todos los documentos necesarios para conseguir el reembolso?
Para finalizar, haz una copia del formulario de reembolso para estar seguro de las cosas que tienes que cubrir. Si hay algo que no entiendes con respecto a las políticas de la empresa, habla con tu jefe para que te las clarifique. Deja el formulario en un sitio visible para que no se te olvide.
El método del sobre
Una forma simple de organizarnos es utilizar un sobre. Estos son los pasos:
- Si te adelantan el dinero, ponlo dentro de un sobre.
- Si tienes que llevar la cuenta del kilometraje, pon la plantilla que necesitas para hacerlo fuera del sobre con una columna para la fecha, el inicio del kilometraje y el final.
- Cuando recibas una factura por un gasto laboral, subraya los artículos que vas a pedir que te reembolsen (por ejemplo el plato de paella, pero no la cerveza). También es buena idea anotar el propósito de cada gasto. Normalmente la fecha ya viene en la factura, pero si no es así, apúntala también en ella.
- Guarda todas las facturas en el mismo sobre.
Suena como algo muy simple, pero es una buena ayuda para seguir la pista de todos nuestros gastos. Te ahorrará buscar las facturas por todos los bolsillos y tener que recordar en qué gastaste tal o cual cantidad.
No esperes para entregar todo el papeleo
Entrégalo el mismo día que regreses a la oficina. Es la mejor forma de recordar todos los detalles que puedes no haber escrito y además te aseguras de que no se te pase de plazo. ¿Empleas algún método especial para llevar la cuenta de tus gastos de trabajo?
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